Program do obsługi hotelu – w jakich sytuacjach znajduje zastosowanie?

Dzisiaj raczej nie da się już znaleźć wysokiej jakości hotelu, który funkcjonuje bez programu do obsługi hotelu. Odpowiednie oprogramowanie informatyczne jest już absolutnie niezbędne, aby hotel w ogóle mógł utrzymać się na rynku. Jakie są jednak główne zadania programu do obsługi? Co bez niego nie byłoby możliwe?

Rezerwacje internetowe i nie tylko

Niewątpliwie, nieoceniony jest udział, jaki program do obsługi hotelu ma w rezerwacjach online. Wydaje się, że gdyby go nie było, nie byłoby też rezerwacji internetowych.

Warto zauważyć, że rezerwacje w Internecie raczej nie odbywają się na jednej stronie. Być może są jeszcze jakieś hotele, które w sieci umożliwiają rezerwację jedynie na swojej własnej witrynie. Jednakże, o ile w ogóle istnieją takie hotele, jest ich bardzo niewiele. Obecność na co najmniej kilku z dziesiątek portalów z ofertami noclegowymi z różnych miejsc jest obecnie koniecznością. Jest to po prostu kwestia tego, że coraz więcej osób nie szuka noclegu w konkretnym, hotelu, lecz właśnie przez portale pośredniczące. Konsekwencja tego jest taka, że do hotelu napływają rezerwację czasem nawet z dziesiątek witryn internetowych. Oprogramowanie hotelowe, które rejestruje wszelkie rezerwacje, musi szybko zareagować i zablokować na wszystkich pozostałych portalach możliwość zarezerwowania pokoju, który właśnie został zajęty. Niewątpliwie, żaden człowiek nie byłby w stanie zainterweniować tak szybko jak program.

Oczywiście, popularność rezerwacji online nie oznacza wcale, że zwykłych rezerwacji, czyli telefonicznych, już w ogóle nie ma. Wciąż ludzie rezerwują miejsca w hotelach przez telefon. W takich sytuacjach oczywiście rola programu do obsługi hotelu jest zdecydowanie mniejsza. Ogranicza się ona do zablokowania rezerwacji pokoju, jednak dopiero po tym, gdy pracownik hotelowy wpisze do komputera rezerwację.

Program do obsługi hotelu – jak działa w pokoju

Jak się okazuje, do pewnego stopnia również pokoje hotelowe objęte są programem. Przede wszystkim, często program kontroluje drzwi wejściowe do pokoju. Chodzi mianowicie o to, czy drzwi są zamknięte, czy też nie. Pomaga to wykrywać ewentualne awarie, przez które drzwi się nie domykają.

Ponadto, program do obsługi hotelu jest podłączony do minibaru, który jest obecny w pokoju. Sprawia to, że w bardzo łatwy sposób obsługa hotelowa może sprawdzić, co konkretnie z minibaru zabrał gość hotelowy. Dzięki temu rozliczenie z klientem za produkty, z których skorzystał, jest bardzo proste i nie budzi żadnych wątpliwości.

Co więcej, również inne usługi, które to są dodatkowo płatne, kontrolowane są przez program. Do usług tych należy między innymi płatna telewizja. Przeważnie w hotelach dostępne jest kilka kanałów telewizyjnych, a reszta jest płatna. Program pobiera wszelkie dane o tym, z jakich kanałów korzysta klient, jak również jak często to robi.

Kontrola dostępu do usług dodatkowych

Niewątpliwie, najwięcej usług dodatkowych dostępnych jest nie w pokoju hotelowym, lecz poza nim. Chodzi tutaj między innymi o SPA czy też o basen. W wielu hotelach znajduje się zarówno SPA jak i basen. Aby wejść do któregoś z tych obiektów zwykle wystarczy zapamiętać numer pokoju, w jakim się mieszka. Przy wejściu wystarczy go podać, dodatkowo czasem trzeba jeszcze podać nazwisko, a system zapisuje wejście w profilu klienta. Podobnie jak w przypadku czy to minibaru czy też płatnej telewizji, za wejście naliczane są odpowiednie opłaty, które to są rozliczane z klientem kiedy wymeldowuje się on z hotelu.

Warto zauważyć, że niektórzy klienci wykupują niektóre dodatkowe usługi wcześniej, razem z noclegiem. W takiej sytuacji jednak wejście do SPA czy na basen wygląda dokładnie tak samo. Program do obsługi hotelu rozpoznaje danego gościa, jednak tym razem nie nalicza na jego profil żadnych dodatkowych opłat.

Dane dla analityków

Niewątpliwie, tym za co program do obsługi hotelu cenią osoby nim zarządzające, jest zdolność do zbierania danych. Program przeważnie zbiera tak naprawdę wszelkie dostępne dane, które następnie porządkuje. Dlatego też kierownik hotelu może bez trudu dowiedzieć się, jak szybko z minibaru znikają konkretne produkty, które pokoje są najczęściej rezerwowane, czy też jakim powodzeniem cieszy się płatna telewizja. Jednakże, czemu wiedza ta jest tak cenna?

Rzecz w tym, że dzięki przystępnym danym, wprawiony analityk jest w stanie wyciągnąć daleko idące wnioski, które w dłuższej perspektywie pomogą hotelowi zdecydowanie lepiej funkcjonować. Chodzi tutaj o szukanie nowych rozwiązań i modyfikowanie starych, tak aby klienci byli coraz bardziej zadowoleni ze świadczonych przez hotel usług.

Co więcej, z uporządkowanych danych cieszą się z pewnością także księgowi, których zadaniem jest rozliczanie hotelu. O wiele łatwiej im się przecież pracuje wtedy, kiedy mają do dyspozycji konkretne dane, przedstawione w bardzo przejrzysty sposób. O wiele trudniej jest wtedy, gdy dane trzeba dopiero zdobywać, albo też wymagają one gruntownego uporządkowania, gdyż są kompletnie nieczytelne.

http://www.intelihotel.pl/